مدیریت اطلاعات

مدیریت اطلاعات دکتر محمد باقر نگهبان ومعصومه طهماسبی

امروزه به طور مداوم با گسترش فعاليتها و كاهش منابع ـ اعم از مالي، انساني و زماني ـ روبه‌رو هستيم. تلاش براي دستيابي به نتايج با كيفيت، با صرف هزينه و زمان كمتر، از آرزوهاي ديرينه بشر بوده و در ادوار مختلف، بخشي از نيرو و انديشه انسان را به خود اختصاص داده است. فعاليتهاي كتابداري و اطلاع‌رساني نيز از اين قاعده مستثنا نيستند. حوزه كتابداري و اطلاع‌رساني به دليل درگيربودن با اطلاعات، ناخودآگاه داراي حوزه گسترده¬اي شده است. دليل اين امر هم، توليد روزافزون اطلاعات در شكلها و قالبهاي گوناگون و فراوان است، به گونه¬اي كه براي توصيف اين موقعيت واژه «انفجار اطلاعات» ابداع و كاربرد يافته است. بنابراين، روشها و فنوني بايد به كار گرفته شود تا اطلاعات و در پي آن دانش به گونه اي موثر و مفيد مديريت شود. مديريت اطلاعات ،طيف وسيعي از حوزه هاي مختلف اعم از توسعه منابع انساني، مالكيت فكري، اداره كتابخانه ها، ذخيره، سازماندهي، اشاعه و مصرف اطلاعات را در بر مي گيرد. گسترش استفاده از رايانه ها و به وجود آمدن شبكه هاي اطلاع رساني، چشم انداز جديدي را فرا راه مديريت جديد گشوده و وظايف اين حوزه از علم اطلاع رساني و كتابداري را خطيرتر كرده است. با آغاز پيدايش و توسعه فن آوري هاي اطلاعاتي، مديريت اطلاعات نيز دچار دگرگوني بنيادي شده و اغلب كشورها در برنامه ريزي هاي صنعتي، اقتصادي، اجتماعي و فرهنگي به اين عرصه توجه زياد كرده اند. مقوله‌ بسته‌بندي‌ اطلاعات‌، تحريف‌ اطلاعات‌ آماري‌حساس‌ و رشد روزافزون‌ وسايل‌ ترغيب‌ کننده‌ مردم‌ به‌ويژه‌ در امور سياسي‌، باعث‌ شده‌ از سوي‌ متفكران‌ و انديشمندان‌،ضرورت‌ مديريت‌ اطلاعات‌ مورد بحث‌ و بررسي‌ قرار گيرد. همچنین با گسترش توليد اطلاعات و ضرورت يافتن آن براي گذران زندگي شغلي و اجتماعي، مديريت اطلاعات به عنوان يك ضرورت مطرح شد.

اطلاعات چيست؟ يكي از خصوصيات جهان معاصر، گرايش به دانش و اطلاعات است. علت اين توجه، تمايل بسيار گسترده و فراگيري است كه در زمينه هاي مختلف علوم و فنون از سوي مسوولان برنامه ريزي و سياستگذران صورت مي گيرد. نقش مهم اطلاعات را مي توان در زمينه هاي وسيعي از فعاليتهاي حياتي بشر جستجو كرداساس و پايه دانش، اطلاعات است. اطلاعات نتيجه يك پاسخ معني دار به يك انگيزه است كه با گذشت زمان تلفيق، تركيب و دسته بندي شده و تبديل به دانش خاصي مي گردد. امروزه اطلاعات را جزء ذخاير ملي به حساب آورده و فعاليتهاي مربوط به آن را پشتوانه هر گونه برنامه ريزي، سياستگذاري، مديريت و شرط اساسي رشد و توسعه اقتصادي، اجتماعي و فرهنگي مي دانند. پيشرفت انسان در نتيجه وجود آگاهي از دانش به دست آمده در گذشته ممكن گرديده است.

كاربردهاي شناخته شده اطلاعات عبارتند از :  كمك به رشد دانش و خرد  تصميم گيري و مديريت  تحقيق و توسعه  توليد و صنعت  آموزش و پرورش و تاليف و نوشتن. تولید اطلاعات انسان امروزي در عصري به سر مي برد كه اطلاعات يكي از كليدي ترين عناصر آن محسوب مي شود و توليد و مصرف اطلاعات علمي در آن يكي از شاخص هاي رشد و توسعه يافتگي تلقي مي شود. اهميت توليد اطلاعات و نقش آن در توسعه پايدار، موجب شده است كه فعاليتهاي علمي و پژوهشي كه به توليد اطلاعات منجر مي شود در چند دهه اخير بيشتر مورد مطالعه قرار گيرند و ايجاد رشته اي به نام علم سنجي در دهه هفتاد ميلادي نيز مويد اين مطلب است. علم سنجي به ارزيابي فعاليتها و توليدات علمي مي پردازد و نتايج آن مي تواند معرف وضعيت فعاليتهاي علمي ـ پژوهشي جوامع مختلف باشد. رايج ترين شيوه در اين علم براي سنجش ميزان توليد اطلاعات، بررسي نمايه نامه ها و چكيده نامه هاي بين المللي است. با اندازه گيري و تجزيه ئ تحليل مدارك چكيده شده در اين پايگاهها، نه تنها ميزان توليد اطلاعات هر كشور مشخص مي شود، بلكه امكاني براي مقايسه توليدات علمي و اطلاعاتي كشورهاي مختلف نيز فراهم مي گردد

تعریف مدیریت اطلاعات

واژه مدیریت اطلاعات در رشته ها و زمینه های مختلف علمی به کار برده شده است. از جمله در علوم کامپیوتر، بازرگانی، مدیریت و کتابداری و اطلاع رسانی. در این مقاله تاکید ما بر جنبه هایی از مدیریت اطلاعات است که در علوم کتابداری و اطلاع رسانی مطرح است. در این علم مدیریت اطلاعات، موضوعی نسبتا نوظهور می باشد که روز به روز بر اهمیت آن افزوده میشود. در کتابداری و اطلاع رسانی، مدیریت اطلاعات به معنی توانایی در جمع آوری، نگهداری، بازیابی، اشاعه و در دسترس ساختن اطلاعات درست، در مکان و زمان مناسب، برای افراد شایسته با کمترین هزینه، در بهترین محمل اطلاعاتی برای به کار گیری در تصمیم گیری،  می باشد.

o دايره المعارف بين المللي كتابداري و اطلاع رساني، مديريت اطلاعات را چنين تعريف مي كند: به کارگيري اصول مديريت براي فراهم آوري، سازماندهي، كنترل، اشاعه و كاربرد اطلاعات به منظور اجراي موثر و كارآمد در سازمانها و موسسات. o مديريت اطلاعات با ارزش، كيفيت، مالكيت، استفاده و امنيت اطلاعات در مورد عملكرد سازمانها و نهادها سر و كار دارد. اين اصطلاح داراي تعابير مختلف در سازمانها و حوزه هاي مختلف است. در علوم رايانه اي به عنوان مديريت فن آوري اطلاعات و گاهي مترادف با آن به كار برده مي شود. گاهي از آن به عنوان مديريت داده ها و يا مديريت پايگاههاي اطلاعاتي و غيره ياد مي كنند. o مديريت اطلاعات كليه فرايندهاي اطلاع رساني اعم از دريافت، ذخيره سازي، اشاعه و فن آوري را در بر مي گيرد، لكن مديريت منابع اطلاعاتي بيشتر ناظر بر منابع مكتوب و به اصطلاح كاغذي است. o مديريت اطلاعات فرايند گردآوري، سازماندهي، آمايش و در دسترس قرار دادن اطلاعات به نحو مناسب، با استفاده از فناوري اطلاعات به عنوان واسطه بين توليد كنندگان و كاربران اطلاعات ، به منظور غلبه بر حجم روزافزون و بلبشوي اطلاعات و اتخاذ راهكارهايي براي استخراج اطلاعات مفيد و سازماندهي شده است. o مديريت اطلاعات اعمال كنترل ماهرانه بر گردآوري، سازماندهي، ذخيره، ايمني سازي، بازيابي و اشاعه اطلاعات و منابع اطلاعاتي لازم براي تضمين موفقيت كاري يك سازمان، كارگزار، موسسه و ... است كه شامل دبيزش، مديريت اسناد و زيرساختهاي فني مي شود. o o o در واژه نامه ادلیس (ODLIS) مدیریت اطلاعات اینگونه تعریف شده است: مجموعه فعالیت های تخصصي برای نظارت بر فراهم آوری، سازماندهی، ذخیره، امنیت، بازیابی و اشاعه منابع اطلاعاتی که برای پبشبرد موفق فعاليتهاي سازماني ضروری هستند .

پيشينه كاربرد اصطلاح مديريت اطلاعات كاربرد اين اصطلاح، ابتدا، از اواسط دهه 1970 آغاز شد. دليل استفاده از آن در نتيجه تحقيقي بود كه كمسيون ملي آمريكا به منظور كاهش كاغذ سالاري و استفاده از كاغذ انجام داده بود كه به كاهش هزينه هاي سازمانها و موسسات مي انجاميد. از اين اصطلاح در انگلستان بيشتر به منظور بازاريابي و يا اقتصاد اطلاعات استفاده مي شد. در سال 1983 گروهي از متخصصان اطلاع رساني گزارشي را تحت عنوان تجاري كردن اطلاعات منتشر كردند كه بر ايجاد فرصتهاي اقتصادي و اشتغال در بخش اقتصاد تاكيد مي ورزيد. در سالهاي 1990، اصطلاح اطلاعات تجاري به طور گسترده اي در بخش هاي مختلف اقتصادي به كار برده مي شد. چند حوزه به توسعه و بسط مديريت اطلاعات كمك كرد. اولين حوزه اطلاع رساني و كتابداري بود كه شامل فراهم آوري، نگاهداري، سازماندهي، آرشيو و مديريت اسناد و غيره بود. در اين حوزه بكارگيري فنون و اصول مديريت مي توانست در ارتقاي كيفي اطلاعات و اطلاع رساني، كمك نمايد. مسئله دوم بكارگيري گسترده فناوري اطلاعات به منظور تسهيل در امر اطلاع رساني بود. استفاده از فناوري مسئله هزينه ـ فايده را در خدمات مطرح كرده و باعث شد تا خدمات اطلاع رساني كه در گذشته به شكل پنهان و ارزان به آحاد جامعه ارائه مي شد، به گونه اي اقتصادي مطرح شود. رايانه و ساير فناوري هاي اطلاعاتي، چشم انداز جديدي را فرا را ه مديريت اطلاعات گشود و اين خدمات به شكل فراگير و جامع تري ارائه شد. مسائلي همچون برنامه ريزي استراتژيك، تجزيه و تحليل خدمات، مديريت منابع، اقتصاد اطلاعات و بازاريابي به گونه اي موشكافانه مورد بررسي قرار گرفت

تاریخچه

   درباره تاريخ پيدايش مديريت اطلاعات، آنچه اهميت دارد، اين است كه با گسترش توليد اطلاعات و ضرورت يافتن آن براي گذران زندگي شغلي و اجتماعي، مديريت اطلاعات به عنوان يك ضرورت مطرح شد .
   در طول سال ۱۹۷۰ مدیریت اطلاعات تا حد زیادی محدود به تصویر، تعمیر و نگهداری از فایل‌ها و مدیریت چرخه عمر فایل‌های مبتنی بر کاغذ، رسانه‌ها و سوابق بود. با گسترش فناوری اطلاعات  در سال ۱۹۷۰، کار مدیریت اطلاعات افق جدیدی یافت و شروع به فعالیت در زمینهٔ تعمیر و نگهداری داده ها نمود. چنانچه ذخیره سازی اطلاعات معطوف گشت به وسایل الکترونیکی، مدیریت اطلاعات سخت و سخت تر شد. 
   (بست). درسال ۱۹۸۸، به همان سبک، مدیریـت اطلاعات رابعنوان (هماهنگی اقتصادی، مؤثروکارای تولید، کنترل، ذخیره سازی وبازیابی وانتشاراطلاعات ازمنابع بیرونی ودرونی به منظورتوسعه عملکردسازمانی) توصیف می‌کند. این توصیف دردورنما، محدودمی باشدبطوریکه آن مواظب مدیریت ویژگیهای خوداطلاعات (محتوا، مالکیت، عرضه، برابری) نبوده وتوجهی به ابرازذخیره، تجهیزات بررسی کننده آن وسیستم بکارگیرنده آن ندارد.
   در اواخر سال ۱۹۹۰ زمانی که اطلاعات به طور منظم در سراسر شبکه‌های کامپیوتری و همچنین توسط دیگر وسایل الکترونیکی منتشر شد، مدیران شبکه، به یک معنا، مدیران اطلاعات شدند. آن دسته از افراد خود را با وظایف به طور فزاینده پیچیدهٔ سخت افزاری و نرم افزاری مواجه دیدند.
   تفاوت مدیریت دانش با مدیریت اطلاعات 

• مديريت دانش عبارت است از اعمال مديريت و زمينه‌سازي براي تبديل دانش (ذهني به عيني و بر عكس) در داخل يك سازمان از طريق گردآوري، به اشتراك گذاري و استفاده از دانش به عنوان يك سرمايه سازماني در راستاي دستيابي به اهداف سازمان. • مدیریت اطلاعات، بعنوان توانایی کل سازمان درموردایجاد، حفظ، بازیابی وقابـل دسترس ساختن فوری اطلاعات درست، درمکان درست، درسازمان درست، دردست افرادشایسته باکمترین هزینه دربهترین رسانه‌ها، برای بکارگیری درتصمیـم گیری توصیف شـده‌است. مديريت اطلاعات بيشتر به دنبال ذخيره و بازيابي اطلاعات است؛ در حالي‌كه مديريت دانش به اشتراك‌گذاري دانش مي‌پردازد. پس دو مفهوم مديريت اطلاعات و مديريت دانش در برخي از جنبه‌ها چون گردآوري، سازماندهي و ... مكانيزم‌هاي مشابهي دارند، در عين حال از يكديگر متمايز مي‌شوند. مديريت اطلاعات را همواره با دو مفهوم تفکیک می کنند : 1- مديريت رسمي (در سطح رسمي، ساز و كاري نياز داريم كه فرايند اطلاع را از توليد تا مصرف مديريت كند 2- مدیریت غيررسمي اطلاعات ( مديريت اطلاعات غيررسمي، ‌شخصي و به معناي تنظيم اطلاعات براي دسترسي در كمترين زمان ممكن است

چرخه مدیریت اطلاعات

تا کنون با عبارت مدیریت اطلاعات، فراوان روبرو شده ایم. عبارتی که مفهومی وسیع و چندجانبه را در بردارد. شاید بتوان به صورت ساده مدیریت اطلاعات را مجموعه فعالیت هایی دانست که بر روی اطلاعات انجام می شود تا به آن ارزش خاصی داده شود. 

اما چه فعالیت هایی بر روی اطلاعات صورت می گیرد تا این کالا، دارای ارزش افزوده گردد؟ تصویر های زیر این فعالیت ها را نشان می دهد:

چرخه مدیریت اطلاعات گستره مدیریت اطلاعات و ارتباط آن با علوم دیگر. درخصوص گستره علم مدیریت اطلاعات ، گاه سوال از چگونگی ارتباط آن با مدیریت به میان می آید که از نظر فلسفه وجودی ، به سادگی می توان مدیریت اطلاعات را با هر نوع دیگری از مدیریت در معنای کلی و اعم آن مشابه دانست اما وجه تمایز آن با سایر انواع مدیریت در تاثیر پذیری شدید و همه جانبه مدیریت اطلاعات از پیشرفتهای تکنولوژیکی بشر است در صورتی که سایر زمینه های مدیریت کمتر دستخوش نوسانات و انقلابات دگرگون ساز بوده اند و کلا بیش از آنکه از تحولات علوم کاربردی و علوم پایه تاثیر پذیر باشند به تحقیقات در حوزه علوم انسانی و اجتماعی وابسته هستند . در مجموع علم مدیریت اطلاعات همانند سایر علوم آلی به طور مستقیم و غیر مستقیم کاربردهای وسیعی در حوزه ها و بخصوص در زمینه علم مدیریت داشته و دارد . مديريت اطلاعات داراي دو رويكرد مي‌باشد: 1- رويكرد تكنولوژيكي IT) ) 2- رويكرد علمي IS) كه آن را به عنوان يك رويكرد انساني به حساب آورد).

ارل و فيني با نگراني از اين كه اين دو مفهوم با هم اشتباه شوند IT را بعد عملي و اجرايي اطلاعات دانسته كه به گونه‌اي در خدمت استراتژي‌هايي مي‌باشد كه از طريق IS بنا نهاده شده‌اند. يكي از وظايف IS) در سازمان طراحي سيستم اطلاعات مديريت  ( MIS) است، كه خود متشكل از چندين فرايند مبتني بر نيازهاي اطلاعاتي سازمان مي‌باشد. يكي از اين فرايندها وارسي اطلاعات Information Audit)) است.

عناصرذیل در مدیریت اطلاعات حائز اهمیت است: (Information Technology) فناوری اطلاعات - 1 (Computer System) نظامهای کامپیوتری -2 (Information Software) نرم افزارهای اطلاعاتی -3 (Information Networks) شبکه های اطلاع رسانی -4 بنابراین یک مدیر اطلاعاتی علاوه بر آشنائی با اصول مدیریت باید از ساختار و تحولات موجود در این حوزه ها آگاه بوده و در استفاده از آنها مهارت ویژه ای داشته باشد، در غیراینصورت نمی توان به کارآمدی و موفقیت او امیدوار بود.

لزوم مدیریت اطلاعات:

با توجه به رشد و توسعه فناوری اطلاعات در سراسر جهان مدیریت، نیز به منظور ارزیابی ، انتقال و به کارگیری این فناوری ها در خدمت اطلاع رسانی مطرح گردید آنچه می تواند در اینجا لزوم مدیریت اطلاعات را به اثبات برساند عبارتند از : 1 - انفجار اطلاعات : که مدیریت اطلاعات کارآمد ، در جهت انتخاب ، سازماندهی و اشاعه حجم انبوه اطلاعات را ضروری می سازد. 2- فناوری اطلاعات : که مدیریت اطلاعات کارآمد ، در به کارگیری بهترین و مناسبترین فناوری با توجه به موقعیت ملی محلی را طلب می کند. 3 - تبدیل شدن اطلاعات به یکی از شاخص های مهم اجتماعات بشری: که مدیریت صحیح در جهت تولید اطلاعاتی را طلب می کند. 4 - نیاز به اطلاعات مناسب و بموقع در سازمانهای مختلف : جهت برنامه ریزی و تصمیم گیری . 5 - از بین رفتن فاصله ها بین دولت ها و پدیده دهکده جهانی: که مدیریت کارآمد ،جهت توانایی ارتباط دو سویه و مطرح و سهیم شدن در این دهکده جهانی را ضروری می سازد.

نقش حرفه ای کتابداری در مدیریت اطلاعات: یکی از نمودهای مهم در مدیریت اطلاعات سا خت و ایجاد پایگاههای اطلاعاتی است لذا برای اینکه نقش ارزشمند کتابداری در کمک به این فعالیتها قابل لمس باشد به طور خلاصه به نقش های کتابداران در ایجاد آن می پردازیم . - ساختار اولیه هر پیشینه دقیقا متکی بر کارشناس کتابداری است اینکه چند فیلد برای هر رکورد منظور شود تعیین نوع کارکتر ، طول فیلد و تقدم وتاخر آنها و...عمدتا کار متخصصین کتابداری و اطلاع رسانی است . • تعیین مدخلها و تصمیم گیری در مورد کلید واژه ها که امر بسیار مهمی در ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات است بر عهده متخصصین کتابداری است. • قضاوت علمی نسبت به ارزش اطلاعاتی مدارک و منابع ، کار بسیار مهمی است که منحصراًَ بر عهده کتابدار و متخصص اطلاعات است. • حجم منابع یا اطلاعات در انواع مختلف منابع اطلاعاتی با هم بسیار متفاوت است. حجم و میزان اطلاعات بولتن های خبری ، کاتالوگها و 000 از حیث انبوهی ، هرگز با اطلاعاتی که در دایره المعارفها و بعضی دیگر از منابع مرجع ردیف اول یا دوم می آید، قابل مقایسه نیست. همچنین تفاوت های بسیار مهم و تعیین کننده، پیچیدگی های زاید الوصفی به مدیریت اطلاعات بخشیده است، لذا باز چکیده نویسی، نمایه سازی و اشاعه گزینشی اطلاعات در این مورد راهگشاست که باز مهارت و تخصص کتابداران را طلب می کند. این موارد ودهها مورد نظیر آنها نشان می دهند که حوزه کتابداری و اطلاع رسانی در توسعه و بسط مدیریت اطلاعات و رشد آن کمک شایانی کرده است. مديريت جديد و آينده نهادهاي اطلاعاتي رايانه و فناوريهاي جانبي در كتابخانه ها براي سرعت و سهولت كار كاركنان به منظور صرفه جويي در وقت، كاهش تعداد كارمندان و ارائه اطلاعات حرفه اي به كار گرفته مي شوند. اما علي رغم تسهيلاتي كه فناوريهاي جديد به بار آورده اند، كاركنان نهادهاي اطلاعاتي را با مشكلات جديدي مواجه كرده اند. لنكستر معتقد است كه تمايلات و گرايشهاي كتابداران و اطلاع رسانان در مديريت جديد از سه مرحله گذشته است: مقاومت و عدم اعتماد به فناوري كه بيشتر به دليل وحشت از بيكار شدن آنان مي باشد؛ شيفتگي و اشتياق زياد به فناوري و بالاخره واقع گرايي. فناوري جديد بر استفاده از پايگاههاي اطلاعاتي و ارتباطات راه دور تاثير مهمي گذاشته است؛ تحولاتي كه در فراهم آوري، گردش مواد، فهرست برگه ها، امانت ميان مراكز اطلاعاتي و اشاعه اطلاعات به وجود آمده، همگي حكايت از تاثير بلا منازع فناوري اطلاعاتي بر مديريت جديد دارد. يكي از مشكلاتي كه نهادها اطلاعاتي در آينده با آن مواجه خواهند بود مغشوش بودن وظايف يا فعاليتهاي آنهاست. آيا كتابخانه ها در آينده فقط به عنوان مراكز تبديل يا واسطه اطلاعاتي عمل خواهند كرد و يا مراكزي خواهند بود كه خود نيز به امر فراهم آوري و نگه داشت و اشاعه اطلاعات خواهند پرداخت؟ گروهي از متخصصان اطلاع رساني بر اين عقيده اند كه با توسعه و رشد روزافزون شبكه هاي اطلاعاتي جايي براي كتابخانه به عنوان يك نهاد باقي نخواهد ماند. اما گروهي ديگر معتقدند كه كتابداران و اطلاع رسانان براي بقاي خود مي بايد مفسران اطلاعات و يا مهندسان دانش باشند تا اينكه صرفا به عنوان واسطه عمل كنند. به عبارت ديگر آنها به جاي استفاده از نظامهاي اطلاعاتي كه ديگران به وجود آورده اند، خود طراحي و راه اندازي آن را به عهده خواهند داشت. نتیجه گیری پدیده انفجار اطلاعات ،تنوع اطلاعات ،توسعه فناوریهای اطلاعاتی و نیازهای اطلاعاتی در سالهای اخیر به اهمیت مدیریت اطلاعات افزوده است و کتابداران ما وقتی بتوانند همواره با فناوریهای جدید اطلاعاتی و گستردگی اطلاعات مربوط به آن گام بردارند و با تغیرات فناوری نقش خود را نیز تغییر دهند به عنوان مدیر اطلاعاتی و متخصص اطلاعات شناخته می شوند .